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Os motivos pelos quais é essencial fazer backup do Microsoft 365

Por que as organizações precisam proteger os dados do Microsoft 365?

Ao garantir escalabilidade e favorecer a colaboração e a segurança no trabalho remoto, o Microsoft 365 é amplamente utilizado pelas empresas. Entretanto, apesar de grande parte dos fornecedores disponibilizarem ferramentas para backup Office 365, o processo pode ser desafiador.

A Microsoft oferece um ótimo serviço aos seus clientes. No entanto, o foco principal da Microsoft é gerenciar a infraestrutura do Microsoft 365 e manter o tempo de atividade para os seus usuários. Ela delega as empresas a responsabilidade sobre os seus dados. O equívoco em achar que a Microsoft faz o backup completo dos dados das empresas é bastante comum. No fim das contas, precisamos ter garantidos o acesso e o controle sobre seus dados do Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive for Business e Microsoft Teams. Vamos explorar aqui os perigos de não ter um backup do Microsoft 365 em seu arsenal e por que as soluções de backup para Microsoft 365 preenchem a lacuna da proteção de dados e da retenção em longo prazo.

O grande leque de aplicações do Microsoft 365 é um imenso benefício do serviço, mas também destaca um ponto fraco do mercado de backup: são raras as soluções da área que conseguem lidar com todas as aplicações. Uma vez que os consumidores realizam o backup dos seus programas, a métrica de RTO (objetivo de tempo de recuperação) pode ser um tempo mais longo que costumava ser.

De fato, o Microsoft 365 tem muito a oferecer – mas é preciso ficar de olho nos desafios quando o assunto é fazer o backup dessas aplicações.

O engano se dá entre a percepção da responsabilidade da Microsoft e a realidade da responsabilidade do usuário quanto à proteção e retenção em longo prazo dos seus dados do Microsoft 365. Muitas vezes, há diferença entre o que a Microsoft oferece em relação a backup e capacidade de recuperação e o que os usuários presumem receber. Ou seja, além das precauções padrão de que o Microsoft 365 dispõe, talvez a organização precise reavaliar o nível de controle que tem sobre seus dados e quanto acesso realmente tem a eles.

O Microsoft 365 oferece redundância geográfica, que costuma ser confundida com um backup. Um backup acontece quando uma cópia histórica dos dados é feita e então armazenada em outro local. No entanto, é ainda mais importante que a empresa tenha acesso direto e controle sobre esse backup. Assim sendo, em caso de perda de dados, exclusão acidental ou ataque intencional, ela pode se recuperar rapidamente.

A redundância geográfica, por outro lado, protege contra falha de hardware ou de site, então se houver algum tipo de paralisação ou pane de infraestrutura, seus usuários permanecerão produtivos e alheios a esses problemas subjacentes. “Em todos os tipos de implantação em nuvem, você é proprietário de seus dados e identidades.” —

Documentação da Microsoft Fonte:
https://docs.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility

Os motivos pelos quais é essencial fazer backup do Microsoft 365

Como uma plataforma robusta e de alta capacidade de software como serviço (SaaS), o Microsoft 365 se encaixa perfeitamente nas necessidades de muitas organizações. O Microsoft 365 fornece tempo de atividade e disponibilidade de aplicações para garantir que os seus usuários não percam tempo, mas um backup do Microsoft 365 pode proteger a organização contra muitas outras ameaças à segurança. Talvez os usuários pensem: “A lixeira já dá conta de recuperar o que for preciso.” É aí que as pessoas se enganam. O tempo médio da demora entre o comprometimento dos dados e sua descoberta é de mais de 140 dias. Essa lacuna chega a ser chocante de tão grande. A probabilidade do usuário não notar que alguma coisa está faltando ou foi perdida é bastante alta, até que seja tarde demais para a lixeira resolver. Em conversas com centenas de profissionais de TI de todo o planeta, que migraram para o Microsoft 365, sete vulnerabilidades na proteção de dados se destacam:

Exclusão acidental

Se um usuário for excluído, intencionalmente ou não, essa exclusão é replicada em toda a rede, juntamente com a exclusão da conta e da caixa de correio desse usuário no OneDrive for Business. As lixeiras nativas e os históricos de versão incluídos no Microsoft 365 são limitadas em sua proteção contra perda de dados, o que pode transformar uma recuperação simples de um backup adequado em um grande problema, depois que o Microsoft 365 tiver excluído com redundância geográfica os dados para sempre, ou após o período de retenção terminar. Existem dois tipos de exclusão na plataforma do Microsoft 365: a temporária ou reversível e a irreversível. Um exemplo de exclusão reversível é esvaziar a pasta Itens Excluídos. Isso também é conhecido como “exclusão permanente”. Neste caso, ela não é completamente permanente, já que o item ainda pode ser encontrado na caixa de correio Itens Recuperáveis. Uma exclusão irreversível acontece quando um item é marcado para ser limpo completamente do banco de dados da caixa de correio. Depois que isso acontece, o item não pode mais ser recuperado. 

Confusão e lacunas na política de retenção

O ritmo acelerado dos negócios na era digital leva a políticas em contínua evolução, incluindo políticas de retenção que são difíceis de acompanhar e ainda mais de gerenciar. Assim como as exclusões reversível e irreversível, o Microsoft 365 tem políticas limitadas de retenção e backup que só conseguem lidar com a perda conjuntural de dados e não podem ser consideradas uma solução de backup totalmente abrangente. Outro tipo de recuperação, a dos itens de caixa de correio a um momento no tempo, não está no escopo da Microsoft. Em caso de problema catastrófico, uma solução de backup pode oferecer a capacidade de reverter a um momento no tempo anterior ao problema e “salvar o dia”. Com uma solução de backup para o Microsoft 365, não há lacunas na política de retenção nem inflexibilidade na restauração. Backups de curto prazo ou arquivos de longo prazo, restaurações granulares ou de um momento no tempo, tudo está acessível para tornar a recuperação de dados rápida, fácil e confiável. 

Ameaças Internas e externas de segurança

A ideia de uma ameaça de segurança traz à mente hackers e vírus. No entanto, as empresas sofrem com ameaças internas, que acontecem com mais frequência do que imaginamos. As organizações acabam vítimas de ameaças causadas por seus próprios funcionários, de modo intencional ou não. O acesso a arquivos e contatos muda com tanta rapidez que pode ser difícil ficar de olho naqueles em quem você depositou a maior confiança. A Microsoft não tem como saber a diferença entre um usuário normal e um funcionário demitido que tenta excluir dados essenciais da empresa antes de sair da empresa. Além disso, alguns usuários criam, inadvertidamente, ameaças graves ao fazer o download de arquivos infectados ou ao vazar acidentalmente nomes de usuário e senhas para sites que acreditavam ser confiáveis. Outro exemplo é a falsificação de evidências. Imagine um funcionário excluindo estrategicamente e-mails ou arquivos, deixando esses objetos fora do alcance do departamento jurídico, de conformidade ou de RH.

Malware e vírus, como o ransomware, causaram danos graves a organizações de todo o planeta. Além do risco à reputação da empresa, isso também ameaça a privacidade e a segurança dos dados internos e de clientes. Ameaças externas podem se infiltrar por meio de e-mails e anexos, e nem sempre basta instruir os usuários nos cuidados a se tomar — especialmente quando as mensagens infectadas são tão atraentes e convincentes. As funções limitadas de backup/ recuperação do Exchange Online são inadequadas para lidar com ameaças graves. Backups frequentes ajudam a manter uma cópia separada e não infectada de seus dados, com a qual você pode se recuperar rapidamente. 

Registros legais e de conformidade

Às vezes, é preciso recuperar inesperadamente e-mails, arquivos ou outros tipos de dados em meio a um processo judicial. A Microsoft integrou algumas redes de segurança (retenção de litígio e retenção). Mas elas não são uma solução de backup robusta, capaz de manter a empresa livre de problemas jurídicos. Por exemplo, com uma solução de backup, se o usuário excluir acidentalmente e-mails ou documentos antes de implementar uma retenção de litígio, ainda poderá recuperá-los e garantir o cumprimento de suas obrigações legais. Os requisitos legais, requisitos de conformidade e regulamentações de acesso, variam de acordo com o setor e o país, mas as multas, penalidades e disputas legais são três problemas que você não quer ter na sua lista de afazeres.

 Gerenciamento de Implantações Híbridas de e-mail e migrações para Microsoft 365

Organizações que adotam o Microsoft 365, normalmente precisam de uma janela de tempo para a transição entre o Exchange local e o Microsoft 365 Exchange Online. Alguns ainda deixam uma pequena parte do sistema legado instalada para ter mais flexibilidade e controle. Essas implantações híbridas de e-mail são comuns, mas ainda assim apresentam desafios adicionais de gerenciamento. A solução de backup certa para o Microsoft 365 deve ser capaz de lidar com implantações híbridas de e-mail, além de tratar da mesma forma os dados do Exchange, tornando seu local de origem irrelevante. Além disso, deve ser capaz de armazenar os dados em qualquer lugar que escolher, seja no local, em storage de objeto na nuvem, como o AWS S3 ou Blob do Azure, ou com um provedor de serviços gerenciados. 

Estrutura de dados do Teams

Com o aumento do trabalho remoto, o Microsoft Teams está ganhando ampla adoção. Agora, ele é o centro do nosso universo de produtividade. A Microsoft estrutura o Teams como uma interface de usuário que reúne serviços do Microsoft 365, como o SharePoint Online e o OneDrive for Business. Essa abordagem fornece uma comunicação em tempo real e colaboração ágil para as equipes. As empresas precisam proteger os dados nesses locais, mas não apenas isso. O Teams tem configurações e associações. Todos eles precisam ser protegidos e permanecer recuperáveis. Uma solução desenvolvida especificamente para backup pode proteger não só os dados, mas também essas configurações e as interconexões associadas entre as aplicações.

Mais do que nunca, as pessoas estão usando o Teams para projetos e iniciativas especiais, em um ritmo acelerado. Porém, após concluir um projeto, o usuário provavelmente precisa manter uma cópia dele para necessidades de longo prazo, como solicitações legais e de conformidade. O que ocorre muitas vezes, é que esses Teams são excluídos por engano ou a retenção é mal aplicada, o que torna outros arquivos ou documentos essenciais indisponíveis. Os backups também podem ajudar em cenários de curto prazo. Por exemplo, se um funcionário diz algo inapropriado em uma conversa do Teams e depois exclui a mensagem, ter um backup tornaria possível recuperar a conversa e disponibilizá-la ao departamento de RH para análise. Fornecedores de backup terceirizados não só oferecem proteção contra o desconhecido como também podem oferecer várias formas de restaurar equipes ou canais perdidos ou acidentalmente excluídos.

Com que frequência esses motivos acontecem?

Mais de 1.000 profissionais de TI foram consultados sobre as formas de perda de dados que experimentaram na nuvem. A lista inclui erro de usuário/exclusão acidental, ameaças de segurança e lacunas de retenção, indo de 18% a 37%2 . A realidade assustadora é que apesar de dados sigilosos na nuvem serem armazenados em documentos do Microsoft, estima-se que 76% deles não são incluídos no backup. De fato, o IDC diz que 6 de cada 10 empresas não têm um plano de proteção de dados para seus ativos do Microsoft 365.

Pesquisa da Veeam com clientes, setembro de 2019 3 IDC: Por que uma estratégia de backup para o Microsoft Office 365 é essencial, 2019

A principal responsabilidade dos usuários do Microsoft 365 é proteger todos os dados que eles armazenam e gerenciam na plataforma Microsoft 365. Embora a Microsoft gerencie a infraestrutura e os serviços que hospedam esses dados, os usuários precisam se proteger contra riscos.

O NOVO Veeam® Backup for Microsoft 365 v6 adicionou o portal de autosserviço de restauração para ambientes Microsoft 365, permitindo que os administradores de TI deleguem as restaurações para os seus usuários, com segurança. A V6 também inclui a cópia de backup para Amazon S3 Glacier, Glacier Deep Archive e Azure Archive. A versão 6 do Veeam Backup for Microsoft 365 inclui: • Automação e escalabilidade para organizações corporativas • Economia de tempo com as restaurações para usuários do Microsoft 365 • Segurança melhorada com autenticação multifator (MFA) • Confiança na recuperação com uma cópia do backup em storage de objetos.

Teste grátis – https://go.veeam.com/backup-office-365-br

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